Een methode voor P&O om ‘de ‘conditie’ van een team in kaart te brengen
 

Naast bestaande instrumenten zoals het teamoverleg, functionerings- , beoordelings en POP-gesprekken, kan een incidenteel uit te voeren ‘Teamscan Levensfasen’ de leidinggevende helpen bij het vergroten van de inzetbaarheid van haar medewerkers.
De Personeelsmanagementadviseur (PMA) is bij uitstek degene die goed in staat is om deze Teamscan uit te voeren. In voorkomende gevallen kan deze rol ook worden vervuld door een loopbaanadviseur. Het dient bijvoorkeur wel een medewerker te zijn die het liefst ook na verloop van tijd een vertrouwelijk gesprekspartner is voor de leidinggevende.

Hieronder wordt de methode summier in stappen toegelicht:

1) Draagvlakanalyse
Doel van de Teamscan is het vergroten van de inzetbaarheid en werkplezier van de teamleden. Onderliggende subdoelen kunnen zijn:
- Het ervaren van een gemeenschappelijk doel.
- Verbeteren van de samenwerking (van elkaar leren, elkaar vervangen, junior/seniorrollen)
- Meer solidariteit. Dat wil zeggen (meer) rekening houden met elkaars beperkingen en wensen (mogelijk resultaat: lager ziekteverzuim).
- etc.
Het is van groot belang dat de belanghebbenden (stakeholders) in een vroeg stadium worden betrokken bij de uitvoering van een Teamscan. De belangrijkste stakeholder is misschien wel de direct leidinggevende van een team. Maar er zijn ook andere belanghebbenden. Hieronder een voorbeeld van een draagvlakmatrix:

De PMA bereidt zich voor door middel van een draagvlakmatrix en gaat vervolgens met de leidinggevende in gesprek over de wenselijkheid van het uitvoeren van een Teamscan Levensfase met de bijbehorende stappen.

2) Deskresearch
Nadat de leidinggevende zich heeft uitgesproken over de wenselijkheid van een Teamscan, kan er een specifiek deskresearch uitgevoerd worden.
Deskresearch houdt in dat er allerlei beschikbare gegevens over het team gegenereerd en zo nodig geanalyseerd worden. Dit betreft o.a. de volgende zaken:
- Personeelsopbouw (formatie, functies, gender, leeftijdsopbouw)
- Ziekteverzuim (teamniveau en individueel)
- Loopbaaninformatie (geregistreerde beoordelings- en functioneringsgesprekken)
- Personeelsverloop (functieduur, afdelingsduur, voorziene uitstroom etc.)
- Arbeidsvoorwaarden (gebruik van regelingen, ontheffingen, etc.)
- Informatie over het team (Informatie/ berichten intranet,etc.).

De deskresearch wordt uitgevoerd door afdeling P&O zonder daarbij de leidinggevende te belasten. Deze stap is in feite een voorbereiding op het kwalitatieve interview/ gesprek met de leidinggevende.

Overzichtstabel deskresearch (vereenvoudigd tabel)

3) Team- enquête (optioneel)
Veel organisaties kennen een zgn. ‘medewerkers tevredenheidonderzoeken’ (MTO) die incidenteel worden afgenomen. De meerwaarde van dit soort informatie op afdelingsniveau is dat het naast de informatie vanuit de deskresearch informatie geeft over ‘de mening’ van het team. Het gaat om informatie zoals:
- Is de medewerker tevreden over de loopbaanmogelijkheden?
- Is de medewerker trots op de organisatie?
- Hoeveel werkdruk ervaart de medewerker ?
Indien er geen (recent) MTO beschikbaar is, kan er ook een eenvoudig vragenlijst van ca. 20 vragen gebruikt worden (ontwikkeld door LECD).

4) Interview leidinggevende
Hoewel er aan het begin (stap 1) de PMA een gesprek heeft gehouden met de leidinggevende om draagvlak te creëren, gaat de PMA nu in een uitvoeriger gesprek het team doornemen. De informatie uit de deskresearch wordt aangevuld met de persoonlijke mening van de leidinggevende (eventueel aangvuld met de uitkomsten van een MTO/ Teamenquête). Relevante vragen/ thema’s zijn:
- Hoe is de inzetbaarheid van de medewerkers? Welke teamleden presteren goed en welke blijven achter?
- Zijn er problemen met toestroom en aansluiting van nieuwe medewerkers?
- Uit welke hoek komen de (interne) sollicitanten meestal? Is daar een verklaring voor?

Het is van belang dat er aangesloten wordt op wat de leidinggevende belangrijk vindt om de inzetbaarheid uit te drukken. De PMA vult het overzichtstabel van de deskresearch aan.

5) Teamworkshop levensfasen
Door middel van een workshop (op teamniveau) over Levensfasen krijgen de leidinggevende, de medewerkers en de PMA een goed beeld over waar de individuele en teambehoeften liggen voor het bereiken van de doelstellingen. Het gaat dus niet om loopbaanbeleid als doel maar om het krijgen en houden van een team dat lekker loopt en met werkplezier de doelen haalt.
De leidinggevende en PMA doen gewoon mee aan de workshop. De essentie van deze workshop is dat de deelnemers (na uitleg) zichzelf indelen in een bepaalde levensfase gerelateerd aan werk waarbij ze iets te geven hebben (senioriteit) en iets te halen hebben (uitdaging, loopbaanwensen). De trainer betrekt ook het privédomein bij de discussie waardoor er een open sfeer ontstaat en beweegredenen en drijfveren van de medewerker en collega’s ineens duidelijker worden. Dit leidt tot meer begrip (bekend maakt bemind) en mogelijk tot meer solidariteit. De trainer rondt de workshop af met de mededeling dat het team samen met de leidinggevende verantwoordelijk is voor eventuele verbeteracties. De PMA kan hierbij een ondersteunende rol vervullen.

6) Nazorg
Na de voorgaande stappen is ‘de conditie’ van het team verhelderd. Problemen en uitdagingen zijn op HRM-gebied benoemd. Nu is het zaak dat de leidinggevende hiermee aan de slag gaat met de PMA op de achtergrond als ondersteuner in relatie tot personeelsinstrumenten.
Het is wenselijk dat de leidinggevende in de eerstvolgende gelegenheid terugkomt op de workshop. Hoe heeft iedereen het beleefd. Waar gaat het team aan werken en op welke manier hebben de teamleden daar invloed op?
Het is goed mogelijk dat de leidinggevende van mening is dat hij /zij (nog) onvoldoende is toegerust om de gewenste veranderingen voor elkaar te krijgen. In dat geval kan er wellicht tijdelijke coaching voor de leidinggevende georganiseerd worden.
 

Dit is slechts een samenvatting van de methodiek. Voor meer informatie: ali.mujde@gooi.politie.nl