Tijdschrift voor de politie

Tot voor kort hadden politieregio’s en parketten zo hun eigen tradities en voorkeuren, maar in de kwaliteitsslag als gevolg van de Schiedammer parkmoord is certificering voor dossiervormers (dovo’s in recherchetaal) binnen Teams Grootschalige Opsporing per 1 januari 2008 verplicht gesteld. Doordat iedere dovo nu de basis- of verdiepingscursus Dossiervorming aan de Politieacademie volgt, komt er veel meer uniformiteit in de grotere strafrechtelijke dossiers.
Dat is belangrijk, want het dossier vormt voor de rechter ter zitting de basis waarop wordt gewerkt. Daarin worden immers op logische en overzichtelijke wijze de bewijsmiddelen gepresenteerd en de ingezette opsporingsmiddelen juridisch verantwoord. Het dossier heeft bewijskracht en is daarmee het kernproduct van de opsporingsmachine: de output waarop de effectiviteit wordt beoordeeld. De dovo is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk tot stand brengen van een acceptabel dossier en vervult daarmee de rol van spin in het web in het opsporingsonderzoek.
De meeste dossiers worden in relatief kleine zaken opgesteld door zaaksrechercheurs. Zij kunnen vaak volstaan met het opmaken van een dossier in het bedrijfsprocessensysteem. De dossiervormer, ook wel administratief coördinator genoemd, heeft een centrale rol in een rechercheteam dat naar aanleiding van een incident of een projectmatige aanpak van criminaliteitsproblemen is ingesteld. Het onderzoeksdossier dat hij of zij opstelt bestaat uit een verzameling van bescheiden, foto’s en processen-verbaal waarin informatie, waarnemingen, verklaringen en feiten over een of meer personen, een groepering of zaken zijn opgenomen. Op basis daarvan wordt in samenspraak met het openbaar ministerie een procesdossier opgesteld, dat uiteindelijk ten behoeve van berechting van een verdachte in een onderzoek ter terechtzitting wordt gebruikt. De handleiding omschrijft in detail uit welke onderdelen een dossier moet bestaan, hoe die onderdelen moeten worden opgesteld en hoe het geheel overzichtelijk kan worden gepresenteerd conform het landelijk voorgeschreven raamwerk.
 

Dat het onverstandig is om de administratief coördinator op te zadelen met de overurenadministratie en soortgelijke klussen mag duidelijk zijn. De dossiervormer is een specialist, zoals blijkt uit de profielschets en competenties die in de handleiding zijn te vinden. Als spil in het informatieproces dient de dovo de kwaliteit van het aangeleverde werk van zijn collega’s te beoordelen en doorgaans ook het journaal bij te houden. Een falende dovo zal dan ook vaak direct een afbreukrisico voor het onderzoek betekenen.
 

Het degelijke boek van docent-onderzoeker Joosten en professional tactische recherche Van Roosendaal maakt duidelijk hoe complex de dossiervorming is. Degelijke juridische kennis, nauwkeurigheid en schrijfvaardigheid zijn voor een dovo vanzelfsprekende vereisten, maar er bestaan inmiddels zoveel regelingen en voorschriften dat dossiervorming zonder een goed naslagwerk een haast ondoenlijke opgave is. Deze opmerkelijk goed leesbare en helder opgezette handleiding vervult die rol en zet onder meer in detail uiteen hoe een spoedtap wordt aangevraagd, hoe een bruikbare getuigenverklaring er uit ziet, hoe internationale rechtshulp wordt afgewikkeld en hoe dossiers worden gecodeerd en genummerd. Het vormt daarmee eigenlijk een compacte handleiding voor het gehele rechercheproces, waardoor het boek ook bruikbaar is voor de advocatuur en wellicht zelfs in de bacheloropleiding criminologie. Onderzoekers die weten of snel kunnen nazoeken wat de vele codes als .OIG of .DWM in procesdossiers betekenen, kunnen immers veel gerichter en effectiever te werk gaan.
 

Het jaarlijks te actualiseren handboek is vanzelfsprekend verplichte stof voor diverse rechercheopleidingen aan de Politieacademie. De handleiding geeft volop praktijktips, waarbij wordt begonnen met de waarschuwing: ‘Laat je niet gek maken, behoud te allen tijde overzicht.’ De auteurs geven aan waar rechters tegenwoordig in het bijzonder op letten, zoals reden van wetenschap en confrontaties. In diverse bijlagen zijn onder meer de BOB-bevoegdheden toegelicht en wordt beschreven hoe gegevens uit allerlei bronnen kunnen worden gevorderd, inclusief digitale bronnen als Skype en bijzondere gevallen zoals geheimhoudersgesprekken.
Helaas is het nog altijd nodig om dossiers in de vorm van vaak tientallen ordners met ieder zo’n 450 pagina’s papier over te dragen aan het openbaar ministerie. Het vele kopieerwerk legt niet zelden beslag op schaarse recherchecapaciteit. Op den duur moet het mogelijk worden een digitaal dossier samen te stellen vanuit de Basisvoorziening Opsporing (of de opvolger daarvan). Een doorzoekbaar, transparant en toetsbaar dossier kan zo op DVD worden aangeleverd, maar helaas is dat – vooral vanwege eisen die de rechterlijke macht stelt - voorlopig nog toekomstmuziek.
 

Recherchechefs zijn zich doorgaans goed bewust van de waarde van een goede dossiervormer: het is een duizendpoot die moeilijk te vervangen is. Die ruggengraat van de recherche heeft nu haar eigen prijzenswaardige naslagwerk.

Eric Joosten en Corné van Roosendaal (2010), Handleiding dossiervorming,Stapel & De Koning, ISBN 978 90 3524 4252, 345 pagina’s.