Tijdschrift voor de politie

Naast de harde informatie is er echter ook veel zogenaamde zachte informatie die belangrijk is om informatiegestuurd te kunnen werken. Het gaat dan vooral om de kennis die in de hoofden of in zakboekjes van (politie)mensen is opgeslagen. Met name deze laatste vorm van gegevens is moeilijk samen te brengen tot relevante informatie.

Binnen het korps Amsterdam-Amstelland  is als hulpmiddel een Elektronisch Vergadersysteem (EVS), ook wel Group Decision Room (GDR) genoemd, gebruikt om juist ook deze zachte informatie te kunnen verzamelen en integreren in het informatiegestuurde werken.

Vanaf 2003 heeft bureau Managementinformatie en Onderzoek (MiO) met de Technische Universiteit Delft onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden en onmogelijkheden van een elektronisch vergadersysteem  binnen de context van informatiegestuurd werken van de politieorganisatie.
In dit artikel wordt aandacht besteed aan de resultaten van het onderzoek.

Wat is een Elektronisch Vergadersysteem (EVS)?
Een EVS is een vergaderruimte waarbij een aantal computers voorzien van een softwaresysteem voor iedere deelnemer beschikbaar is. Hierdoor is het mogelijk om gelijktijdig als groep elektronisch met elkaar samen te werken. Daarnaast kan gekozen worden om niet in dezelfde ruimte en/of dezelfde tijd met elkaar te vergaderen. De belangrijkste verschillen met het traditioneel vergaderen zijn:
1. De anonieme deelname waardoor de kwaliteit van de ingevoerde informatie meer objectief wordt geïnterpreteerd en geëvalueerd. (zwakt tevens dominant gedrag af)
2. Het gelijktijdig kunnen invoeren van informatie waardoor iedereen daadwerkelijk deelneemt en een gelijkwaardige rol kan hebben (het groepsproces staat centraal)
3. De volledige elektronische verslaglegging van de gehouden vergadering (het groepsgeheugen). De resultaten blijven bewaard en kunnen bijvoorbeeld later worden gebruikt door het management.

Door de drie genoemde eigenschappen is deze manier van vergaderen ideaal: alle deelnemers kunnen tegelijk praten, iedereen wordt gehoord en alle ideeën en opmerkingen worden bewaard! Daarbij wordt elk idee, los van de inbrenger, op waarde geschat.
De grote kracht van dit middel is dan ook dat de vergadering hierdoor veel efficiënter en effectiever is. Onderzoek geeft aan dat dergelijke vergaderingen zo’n 50% minder vergadertijd hebben! Bovendien blijken de meeste deelnemers tevreden te zijn over deze gestructureerde manier van vergaderen.

Een elektronische vergadering ondersteunt de diverse onderdelen van een discussie namelijk het verzamelen van ideeën (brainstormen); het verhelderen van de ideeën en ordenen in duidelijke categorieën en het evalueren van de ideeën met prioritering.
Hierdoor is het mogelijk om met behulp van een EVS op een snelle en effectieve manier bijvoorbeeld: beslissingen te nemen op vraagstukken, problemen inzichtelijk te maken, tot oplossingen en prioriteitstelling op strategisch en operationeel niveau te komen, of processen of projecten te evalueren. In de praktijk blijkt dat overigens zelden de vergadering volledig via het EVS wordt gehouden maar afgewisseld wordt door mondelinge discussies.

Gebruik Elektronisch Vergadersysteem bij regiopolitie Amsterdam-Amstelland
Begin jaren negentig behoorde de Regiopolitie Amsterdam-Amstelland tot de voorlopers in  Nederland die gebruikmaken van een EVS ter ondersteuning van brainstormen en besluitvorming. Hierbij is met regelmaat op adhoc basis het EVS ingezet dat beschikbaar is bij de TU Delft.
In de loop der jaren is, zoals al eerder is vermeld, het belang van een goede gestructureerde informatiehuishouding steeds belangrijker geworden. Gezien de eerdere positieve ervaringen met EVS heeft dit geleid tot een gezamenlijk onderzoek naar de mogelijke inzet van elektronisch vergaderen als structurele bijdrage aan het informatiegestuurde politiewerk. Het EVS zou ook de zachtere informatie in de hoofden van mensen een plekje moeten geven in het informatiegestuurde werkproces.
Iedere (elektronische) vergadering is te beschrijven met drie invalshoeken:
1. Kennisgebieden: Informatie en kennis over het politieveld zijn heel breed, maar kunnen ingedeeld worden naar bijvoorbeeld criminaliteitsvelden of speerpunten. Enkele voorbeelden van gebieden zijn: leefbaarheid, veiligheid, huiselijk geweld, controlekansen, nodale politie.
2. Stakeholders/Ketenpartners: verschillende organisatie-onderdelen binnen de politie hebben een verschillende kijk op dezelfde onderwerpen. In sessies is het belangrijk de juiste interne stakeholders aanwezig te hebben zodat alle aspecten van het onderwerp belicht worden. Naast de interne stakeholders spelen ook de externe ketenpartners een steeds belangrijkere rol in het informatiegestuurde werken. Afhankelijk van het gestelde doel kan het daarom ook noodzakelijk zijn externe deskundigheid uit te nodigen voor deelname aan de sessie.
3. Doel: In een informatiegestuurde context is een belangrijk doel de kennispositie te vergroten. Daaraan gekoppeld kunnen echter ook andere doelen gesteld worden: prioriteiten stellen, projecten formuleren op bepaalde speerpunten, beleid maken, maar ook het evalueren van ingezet beleid en uitgevoerde projecten.

Vanuit deze genoemde 3 invalshoeken is het mogelijk om een breed scala aan sessies
uit te voeren. Tijdens het onderzoek zijn zo’n 15 verschillende sessies ontworpen waarbij 10-20 deelnemers zowel vanuit de eigen organisatie als vanuit ketenpartners en wetenschap deel hebben genomen.
Voor iedere sessie is een ontwerp gemaakt voor een zo optimaal mogelijk resultaat van te houden vergadering. Door zelf als onderzoeker aanwezig te zijn, deel te nemen en te observeren, is in kaart gebracht welke verschillende stappen hiervoor nodig zijn en op welke manier de stappen gezet moeten worden om tot een efficiënt en effectief groepsproces te komen.
Dit is beschreven in een handleiding waardoor het mogelijk is een zelfde sessie voor verschillende doelgroepen of kennisgebieden te herhalen. Hierbij zijn een 3-tal verschillende soorten sessies herhaaldelijk uitgevoerd.
1. Kennissessies om de kennispositie te vergroten (doel) op het gebied van leefbaarheid en veiligheid (kennisgebied) met politieambtenaren als deelnemers (stakeholders) bijvoorbeeld voor het maken van Criminaliteitsbeeldanalyses.
2. Ketensessies om de kennispositie te vergroten (doel) op verschillende criminaliteitsvelden zoals Huiselijk Geweld (kennisgebied) met verschillende in- en externe deskundigen (stakeholders) en
3. evaluatiesessies om het ingezet beleid te toetsen (doel) op basis van geformuleerde doelstellingen (kennispositie) met verschillende partijen voor bijvoorbeeld het Politieonderwijs, Abrioprocessen en –producten (stakeholders).
De winst in de herhaling is dat de inspanning van het ontwerpen en uitdenken van de sessie eenmalig is.  Zo kan een kennissessie voor verschillende wijkteams of districten herhaald worden of een ketensessie voor andere criminaliteitsvelden zoals nodale politie volgens hetzelfde ontwerp meerdere malen worden uitgevoerd.

CBA: Een Voorbeeld van een herhaalbare sessie
Om een beeld te geven hoe een sessie er in de praktijk uitziet, is gekozen voor het beschrijven van de ontworpen kennissessie Criminaliteitsbeeldanalyse voor 3 wijkteams binnen de regiopolitie Amsterdam-Amstelland.
Dit heeft geresulteerd in een cyclus waarbij jaarlijks alle kwantitatieve en kwalitatieve (harde en zachte) informatie op wijkteamniveau kan worden samengebracht, geanalyseerd, en geïnterpreteerd. 
Met de kennissessie Criminaliteitsbeeldanalyse wordt de aanwezige kennis en informatie verzameld en aangevuld voor een gezamenlijk beeld (doel) over leefbaarheid en veiligheid (kennisgebied) bij buurtregisseurs en professionals van wijkteams (stakeholders). Door de combinatie van criminaliteitscijfers en de buurtkennis wordt inzicht gekregen in de mate van leefbaarheid en veiligheid van de verschillende buurten binnen een wijkteamgebied.
De sessie is in te delen naar voorbereiding, uitvoering en nazorg.

Tijdens de voorbereiding wordt een kwantitatieve analyse gemaakt op basis van de geregistreerde politiecijfers op buurtniveau. Deze analyse wordt kwalitatief aangevuld met “verwonderpunten” over de verschillende buurten. Voorafgaand aan de sessie krijgen de deelnemers de volgende informatie aangeleverd:
N de ruwe cijfermatige analyseresultaten van de analist voor wat betreft de delicten, de verdachten, de locaties en de doelgroepen als veelplegers en beroepscriminelen.
N een digitaal fotoalbum samengesteld uit foto’s die afzonderlijk door de districtchef, wijkteamchef en chef bureau opsporing zijn gemaakt en hun “verwonderpunten” laten zien over de verschillende buurten.

Tijdens de uitvoering van de sessie wordt aan buurtregisseurs en professionals van het wijkteam gevraagd de verstrekte cijfermatige resultaten en de foto’s aan te vullen en aan te scherpen op basis van de  volgende 4 vragen:
1. Wat gebeurt er aan criminaliteit en illegaliteit in het wijkteamgebied?
2. Wie zijn er als verdachte bij aan te geven
3. Waar vinden de delicten plaats?
4. Wanneer worden de delicten gepleegd?

De toepassing van eenduidige vragen aan deze doelgroep met de kans om met elkaar de informatie te delen en aan te vullen wordt als zeer waardevol gezien. Met behulp van EVS en onderstaande stappen is het mogelijk om in korte tijd (maximaal 1 dagdeel) met de genoemde doelgroep (maximaal 20 personen) een goed criminaliteitsbeeld neer te zetten.
1. Brainstorm over herkenbaarheid van gepresenteerd kwantitatieve criminaliteitsbeeldanalyse en gefotografeerde situaties door de verschillende chefs
2. Sorteren van informatie door gezamenlijke benoeming naar thema van leefbaarheid en veiligheid (soort criminaliteit of soort specifiek buurtprobleem)
3. Keuze door stemmen voor uitwerking van bepaalde criminaliteitsproblemen en/of leefbaarheidsproblemen.
4. Uitwerking van gekozen thema’s van criminaliteit of leefbaarheidprobleem door subgroepen.

De nazorg van een kennissessie criminaliteitsbeeldanalyse bestaat eruit dat de resultaten uit de sessie als input worden gebruikt voor zowel preventief, proactief als repressief optreden op wijkteam- en districtsniveau.
Met een zelfde sessie voor andere wijkteams kunnen de verkregen beelden gestapeld worden tot een district- c.q. regionaal beeld. Hierdoor is zowel overzicht als inzicht van de gepleegde criminaliteit en de specifieke buurtproblematiek op gebied van leefbaarheid en veiligheid.

Bruikbaarheid voor informatiegestuurde politie
In de afgelopen jaren is onderzocht wat nu de feitelijke bruikbaarheid van een elektronisch middel als EVS/GDR voor een politieorganisatie kan zijn. Hierbij zijn zowel voordelen als nadelen naar voren gekomen. Het gelijktijdig met elkaar kunnen praten waarbij iedereen een eigen inbreng heeft en in principe dezelfde invloed heeft op het groepsproces lijken grote voordelen voor een effectieve vergadering. Echter bij het gebruikmaken van GDR in een informatiegestuurde politiecontext zijn ook een aantal valkuilen te benoemen, namelijk:

Het uitgangspunt “iedereen is gelijk”
Binnen de overwegend hiërarchische politieorganisatie wordt de openheid en eerlijkheid bij de sessies meestal als positief ervaren zowel door uitvoerenden als leidinggevenden.  Hierdoor kunnen eigen ideeën onbevooroordeeld getoetst worden binnen een veilige omgeving. Overigens is deze anonimiteit en gelijkheid uitsluitend tijdens de elektronische gedeelten te bewaken. Zodra resultaten verder worden besproken in een mondelinge discussie sluipen “machtspatronen”weer in het proces. Ook kan er verschil optreden door de wisselende typesnelheid van deelnemers. Vaardige typers hebben dan een duidelijk voordeel tijdens het elektronische deel van de sessie.

De aanname:  “iedereen is betrokken”
Hoewel het gebruik van GDR drempelverlagend is voor deelname aan een vergadering, is dit geen garantie! De deelnemers moeten vooraf zich betrokken voelen bij het doel van de sessie. Hiervoor moet duidelijk en helder gecommuniceerd worden over het doel en het belang van de bijdrage van de afzonderlijke deelnemers. Door het ad-hoc karakter dat het politiewerk kenmerkt, is het moeilijk deze betrokkenheid ook intern al lang van tevoren te borgen. Ondanks de aandacht voor het kweken van vertrouwen in GDR door middel van publicaties in het korpsblad, op het intranet en door voorlichting, zijn er altijd een aantal deelnemers die wantrouwig blijven tegenover de gebruikte technologie. Een elektronische vergadering wijkt af van de bestaande en vertrouwde “praatcultuur” binnen het korps. Door het afwisselen van elektronisch vergaderen met mondelinge discussies wordt dit vertrouwen en daardoor de betrokkenheid vergroot.

De aanname:  “iedereen wil informatie delen”
Juist elektronische vergadersystemen zoals GDR zijn mede ontwikkeld vanuit de gedachte dat iedereen zoveel mogelijk informatie wil uitwisselen. Het gelijktijdig kunnen communiceren via de computer maakt het mogelijk dat iedere deelnemer zijn ideeën en informatie kwijt kan. Echter in de politieorganisatie geldt vaak het “need to know” principe waardoor bij een aantal deelnemers soms een wat afwachtende houding was te merken. Zoals eerder is opgemerkt wordt het uiteindelijk wel als zeer waardevol ervaren om met elkaar informatie te delen. Het informatiegestuurd werken is bedoeld om hierin voor de gehele organisatie een omslag te maken. Het gebruik van GDR kan hierin als katalysator optreden.

De aanname: “ iedereen wil efficiënt en effectief vergaderen”
In het algemeen leidt het elektronisch vergaderen tot meer effectiviteit, productiviteit en tevredenheid. Echter de voordelen zijn niet bij iedereen en altijd bekend. Hiervoor zijn een aantal redenen aan te geven. Uit onderzoek blijkt dat met name positieve ervaringen snel vergeten worden en als “gewoon” gezien. Daarbij lijkt het binnen de politiecultuur gangbaar om juist aandacht te geven aan dingen die niet goed gaan. Het is belangrijk om de voordelen van een GDR-sessie expliciet en herhaaldelijk te benoemen en te ervaren. Het aantal deelnemers dat meerdere malen aan een sessie heeft deelgenomen is echter laag waardoor dit effect niet kon worden bereikt.
Een andere reden is dat voordelen moeilijk zijn te benoemen door het ontbreken van vergelijkingsmateriaal. Het werken in een informatiegestuurde omgeving is nog relatief nieuw binnen de politieorganisatie. Het verzamelen en uitdiepen van kwalitatieve informatie op een dergelijke schaal binnen en buiten het politiekorps is nog niet eerder gedaan.
Hierdoor hebben de groepsprocessen die met GDR-sessies zijn uitgevoerd dan ook niet geleid tot vervanging van bestaande processen (verschillende interne en externe overlegstructuren e.d.).

Conclusies
Door gebruikmaking van nieuwe technologische hulpmiddelen zoals een elektronische vergadersysteem is er sprake van een brede toegankelijkheid van met name kwalitatieve informatie, toegenomen mogelijkheden voor interactie en razendsnelle informatieverwerking met behulp van de computer. Voor de politieorganisatie biedt dit hulpmiddel veel voordelen om slagvaardiger de criminaliteit te kunnen aanpakken.
De beschrijving van valkuilen kan de indruk wekken dat een EVS geen meerwaarde heeft voor de informatiegestuurde politie. Echter, niets is minder waar!  De regio Amsterdam-Amstelland heeft als voorloper in het gebruik van een EVS positieve resultaten geboekt en geleerd om te gaan met een aantal potentiële valkuilen. Vooral de behoefte van deelnemers om mondelinge discussie te kunnen voeren, is opgenomen in het ontwerpen van een sessie.

Vooralsnog is het te vroeg om het elektronisch vergaderen als “dagelijks” onderdeel van het informatiegestuurd werken toe te kunnen passen. Het concept van informatiegestuurde politie zal verder moeten worden uitgewerkt. Ook moet er ervaring worden opgedaan met alternatieve manieren van het opnemen van kwalitatieve informatie in het informatieproces. Alleen op die manier is het mogelijk de voordelen van een EVS op waarde te schatten en te waarderen. Tot die tijd kunnen de verschillende soorten sessies (kennissessies, ketensessies en evaluatiesessies) op kleine schaal worden toegepast.