Tijdschrift voor de politie

Klachten over administratieve ‘rompslomp’ bij de politie – waardoor de politieagent meer uren achter het bureau doorbrengt dan dat hij zijn eigenlijke werk doet – zijn niet nieuw. Dit is opvallend, te meer omdat uit vele hoeken de ‘papieren last’ veelvuldig wordt bekritiseerd. En dat geldt niet alleen voor de politie. Uit het rapport ‘Bewijzen van goede dienstverlening’ van de Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid blijkt dat een vijftal sectoren lijden onder de controle- en regelzucht van de overheid. Al deze regels en procedures belasten de publieke diensten, maar dragen niet bij aan de verbetering van de legitimiteit van de doelen die deze regels oorspronkelijk zouden moeten dienen. Ook het regeerakkoord van het kabinet Balkenende II onderstreept het belang van deregulering en efficiëntie bij de politie.¹
Als we naar de politie kijken, dan liggen de administratieve lasten voornamelijk bij de relatief kleine zaken (ook wel ‘standaardzaken’ of ‘bulkzaken’² genoemd). Zo blijkt bijvoorbeeld uit een rapport van de politievakorganisatie ACP³ dat er vooral wordt geklaagd over de grote dossiers en de uitgebreide processen-verbaal die voor alle (ook kleine) zaken moeten worden opgemaakt. Daarnaast schaadt onnodige bureaucratie het vertrouwen in de overheid.⁴ Dit is de basis geweest voor het project Administratieve Vereenvoudiging.
 

Project Administratieve Vereenvoudiging
Door middel van het sluiten van allianties met korpsen is een landelijke projectgroep Administratieve Vereenvoudiging met tien korpsen aan de slag gegaan om dit voor elkaar te krijgen. Na een vooronderzoek waarin naar aanleiding van een probleemanalyse aanbevelingen zijn gedaan,⁵ zijn er vier ‘winstpakkers’ geformuleerd: eenvoudig dossier, eenvoudige aangifte, sturen op het proces en innen OM-afdoening door middel van pinnen. Met sommige deelprojecten werd al in enkele korpsen geëxperimenteerd. Deze winstpakkers zijn alle ‘laaghangend fruit’. Dat wil zeggen dat het mogelijk is om op korte termijn op relatief eenvoudige wijze concrete resultaten te boeken.
De belangrijkste doelstelling van het project was naast het behalen van kwaliteitswinst vooral een tijdsbesparing te bewerkstelligen op administratieve lasten door eenvoudigere procedures bij bulkzaken. Een kleine tijdswinst per zaak leidt al snel tot een grote winst in totaal, omdat het gaat om zaken die veelvuldig voorkomen. De hierbij gedane veronderstelling is dat dit laatste zal leiden tot ‘meer blauw op straat’.
 

Samenhang
Zoals eerder aangegeven zijn er vier deelprojecten (winstpakkers) door de projectgroep geadopteerd: eenvoudig dossier, eenvoudige aangifte, sturen op het proces en innen OM-afdoening door middel van pinnen. Vanuit de keten beschouwd vormen zij de volgende samenhang:

[Figuur 1 Onderlinge samenhang en plaats van de deelprojecten]

Beschrijving deelprojecten
Het meest vergevorderde deelproject is het eenvoudig dossier. Veel bulkzaken komen uiteindelijk niet voor de rechter. Daarnaast kijkt de Officier van Justitie vaak slechts naar enkele onderdelen van een dergelijk dossier. Daarop is besloten het procesdossier eens kritisch tegen het licht te houden, waarbij gekeken is naar de elementen in het dossier – bij bulkzaken – die overbodig zijn. Het eenvoudig dossier bestaat slechts uit een summier procesverbaal met een gering aantal bijgevoegde processen-verbaal, zoals een aangifte, een procesverbaal van verhoor, een procesverbaal van aanhouding, dus géén uitgebreid loopverbaal waar in de praktijk veel tijd in gaat zitten en veel fouten in staan. Dit dossier heeft in principe alleen betrekking op standaardzaken zonder voorgeleiding aan een OvJ of wanneer een afwijkende beslissing van de OvJ c.q. de politieparketsecretaris heeft plaatsgevonden.

Bij de eenvoudige aangifte wordt het aangifteproces ingekort en vereenvoudigd voor bepaalde standaardzaken, omdat de zaak de aangever in deze gevallen meestal niet emotioneel raakt. Het gaat om aangiften zonder opsporingsindicatie. De efficiencywinst wordt behaald door het inperken van de opnametijd, de administratieve verwerkingstijd en het beperken van de controletijd op de aangifte. Door de winst die hierdoor wordt behaald, kan er bijvoorbeeld meer tijd en capaciteit worden vrijgemaakt voor de zwaardere, meer complexe aangiften. Daarnaast wordt door de eenvoudige aangifte een directe bijdrage geleverd aan het verkorten van de wachttijd voor de burger.

Sturen op het proces is een meer procesmatige aanpak van bulkzaken (conform RWOV). Hierbij wordt een zaak niet meer toegewezen aan een individuele agent, maar de controle en de goedkeuring van een zaak worden door een aparte procescoördinator gedaan. Hierdoor wordt onder andere de doorlooptijd van bulkzaken verlaagd. Een van de principes die hierbij gehanteerd wordt, is taakdifferentiatie. Hierbij kunnen veel taken door ondersteunende eenheden worden uitgevoerd die in het kader van hun normale werkzaamheden niet continu bezig zijn (bijvoorbeeld baliemedewerkers), terwijl een aantal van deze taken voorheen door agenten werd uitgevoerd. Die tijd kunnen ze dus gebruiken om de straat op te gaan.

De OM-afdoening vindt meestal pas plaats in de vervolgingsfase nadat een compleet dossier door de politie is aangeleverd. Door de OM-afdoening of transactie naar de voorkant (de opsporingsfase) van de keten te halen, is administratieve winst te boeken. Hierbij wordt na het verhoor van een bekennende verdachte de zaak afgedaan door het betalen van een geldbedrag. Door de mogelijkheid te geven om het verschuldigde transactiebedrag direct te pinnen, zal men hier meer gebruik van maken. Een politie parketsecretaris bepaalt aan de hand van de concrete omstandigheden in de zaak of een OM-afdoening mogelijk is. Vervolgens wordt er een minimaal dossier opgemaakt, met daarin een procesverbaal van de aangifte en het verdachtenverhoor. Hiermee is de zaak afgedaan. Dit betekent een maximale winst aan de kant van de politie én het OM, omdat het OM de zaak in zijn geheel niet meer hoeft te vervolgen. Er is een wetwijziging in behandeling die de mogelijkheid van transactiemogelijkheden voor het OM vergroot. Dit betekent dat dit project nog meer perspectief biedt. In onderstaand overzicht zijn de onderscheidende administratieve besparingen van elk deelproject samengevat.

Eenvoudig Dossier
Géén uitgebreid loopverbaal. Dossier gefilterd op overbodige onderdelen bij standaardzaken.

Eenvoudige Aangifte
Vereenvoudigde aangifte en afhandeling. Eén standaard voor balie, telefoon en e-mail.

Sturen op het proces
Taakdifferentiatie. Procesmatige aanpak van bulkzaken

OM-afdoening door pinnen
OM-afdoening naar voorkant van het proces door mogelijkheid tot pinnen: Sterk ingekorte administratieve afhandeling van de OM-afdoening. Perspectief op verruiming mogelijkheden OM-afdoening door mogelijke wetswijziging.

[Figuur 2 Elementen best practices]

Tijdswinst
De besparing in tijd was een dominante indicator om te bepalen of een ‘best practice’ binnen de politie ook landelijke betekenis zou kunnen krijgen. In figuur 3 zijn de gemiddelde tijdswinsten, die uit de pilots naar voren zijn gekomen, per deelproject weergegeven.

 
[Figuur 3 Gemiddelde tijdsbesparing]

Bij dit resultatenoverzicht dient opgemerkt te worden dat het is gebaseerd op realistische schattingen, maar dat het kan afwijken gezien de feitelijke inrichting van de bestaande korpsorganisatie. Bij Innen OM-afdoening dient opgemerkt te worden dat de drie kwartier tijdswinst geldt voor de politie. De winst voor het OM wordt daarbij geschat op één uur.
Doordat het gaat om eenheden die in grote aantallen voorkomen (aangiften, afdoeningen, dossiers) betekent een ‘kleine’ tijdswinst van een kwartier per aangifte, een grote efficiencywinst in totaal. Een voorbeeld: in Utrecht blijkt een bovengemiddelde besparing van 1,87 uur per dossier. In totaal betekent dit een potentiële besparing van ongeveer 4167 mandagen per jaar op basis van 16.000 geschikte dossiers per jaar.
 

Kwalitatieve winst
De kwalitatieve winst van de vier ‘best practices’ zijn door het projectteam getoetst aan een zevental hypothesen. De resultaten uit figuur 4 zijn verkregen door deze in de projectgroep indicatief te laten toetsen. Van elk deelproject hebben betrokken korpsen per stelling (indien van toepassing) een score gegeven van 1 (niet waar) tot 5 (volledig waar). Hiervan zijn de gemiddelden berekend en opgenomen in de tabel. Bij een score van 3 of hoger is de hypothese aangenomen.

Samenvattend
Gezien de potentiële efficiencywinst (zie figuur 3) beantwoordt Administratieve Vereenvoudiging aan de roep van verschillende beleidsdocumenten om meer efficiency bij de politie. Deze winst zit in het vereenvoudigingen en stroomlijnen van overbodige administratieve handelingen bij standaardzaken. Ook is er kwalitatieve winst bij bulkzaken te bespeuren (zie figuur 4).⁶
De efficiencywinst uit figuur 3 lijkt klein, maar een besparing van bijvoorbeeld een kwartier per aangifte, vermenigvuldigd met vele duizenden per jaar, levert in totaal veel tijdswinst op. In combinatie kunnen de projecten vele mensuren besparen. Daardoor kan een politieagent ingezet worden voor zijn eigenlijke kerntaak in plaats van bezig te zijn met administratieve werkzaamheden.
De waarde van de deelprojecten is aangetoond door pilots bij diverse korpsen. Per deelproject gaat het om een aangetoonde tijdsbesparing bij drie of meer deelnemende korpsen. In figuur 5 staat aangegeven welke politiekorpsen bij welk deelproject betrokken zijn geweest.

Tot slot: een ‘collegiaal advies’
Een vraag die bij administratieve verlichting opkwam, is wat we voor de toekomst kunnen leren uit de ervaringen van het project. We komen dan tot het volgende collegiaal advies, indien u eigen projecten opstart op dit terrein:
– Wacht niet te lang op landelijke ontwikkelingen, want anders komen ontwikkelingen binnen het korps in zijn geheel stil te liggen.
– Om administratieve verlichtingen te kunnen realiseren, is een bepaalde sense of urgency oftewel kritische massa noodzakelijk.
– Sluit de deelprojecten aan bij kleine irritaties op de werkvloer; op deze wijze krijgen collega’s meer plezier in hun werk.
– Vaak gaat het om ingesleten gewoonten of procedures, die als ‘normaal’ of ‘logisch’ worden beschouwd. Als men deze kritisch tegen het licht houdt, hoeven deze halsstarrige gewoonten helemaal niet zo logisch te zijn als voorheen werd gedacht. Op deze wijze kan men de ingesleten gewoonte of procedure mogelijk doorbreken, waardoor men op een efficiëntere wijze kan gaan werken.
– Zoek het in ‘laaghangend fruit’, dat wil zeggen kleine, relatief eenvoudige efficiëntieverbeteringen bij bulkzaken: een klein beetje winst van veel is veel winst in totaal.
– Leg de nieuwe standaards of werkwijzen vast, om te voorkomen dat er verschillende versies in omloop komen.
– Gebruik de geformuleerde hypothesen als doelstellingen voor de deelprojecten. Hiermee worden haalbare en duidelijke targets neergezet, waar iedereen naar toe kan werken.

Noten