Bestuurssecretaresse Gemeente Haarlemmermeer

0

Bestuurssecretaresse (2 FTE)

(Bestuurssecretaresse – 36 uur – schaal 8 + max. € 3.376,- – tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast)

Weet jij het overzicht te houden en heb jij een talent voor organiseren? Het cluster Staf, Bestuur en Directie bij Gemeente Haarlemmermeer te Hoofddorp is op zoek naar twee bestuurssecretaresses.

Jouw rol als bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse ben je – samen met je collega’s – verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Je beheert de agenda(‘s) en mailbox(en) en ontvangt bezoekers. Ook handel je eenvoudige correspondentie af en ondersteun je de collegeleden bij de archivering van hun stukken. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de wethouder. Aangezien bestuurders zelf veel buiten de deur zijn, communiceer je veel op afstand en online. Je werkt nauw samen met collega secretaresses, je zorgt met elkaar voor de continuïteit en je vervangt elkaar bij afwezigheid.

Waar ga je werken?

Het bestuurssecretariaat vormt samen met het directiesecretariaat, de gemeentelijke chauffeur en de teammanager het team Ondersteuning en bestaat uit 15 mensen. Team Ondersteuning maakt deel uit van het Cluster Staf, Bestuur en Directie. Ook maak je als bestuurssecretaresse deel uit van het team rondom de wethouder, dit team vorm je samen met de bestuursadviseur en een woordvoerder. Je hebt hierdoor een uitdagende en brede functie in een dynamische werkomgeving.

Wat neem je mee?

Voor ons team zoeken we een echte teamspeler die ook goed in staat is zelfstandig te werken. Je hebt oog voor anderen en je bent flexibel en stressbestendig. Je bent een organisatietalent en hebt goede communicatieve vaardigheden en ervaring met zeer complex agendabeheer. De werkzaamheden die tot je taken behoren zijn daarnaast het organiseren van vervoer voor bestuurder, het afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail en post), het uitzetten van acties en het bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, het voorbereiden van vergaderingen, vergaderstukken plaatsen in iBabs en archivering van stukken, het onderhouden van veel in- en externe contacten en je vervangt je collega’s op het bestuurssecretariaat.

Naast de competenties die hierboven vermeld staan, vinden wij het belangrijk dat je beschikt over:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Ruime ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden;
  • Volledige beheersing van het MS Office pakket;
  • Affiniteit met en gevoel voor een bestuurlijk, politieke werkomgeving;
  • Affiniteit met digitalisering / digitale werkprocessen en social media (pré);
  • Op korte termijn beschikbaar (pré).

Wat wij bieden

  • Een mooi salaris tussen € 2.335,- en € 3.376,- (schaal 8);
  • Een functie van 36 uur per week voor één jaar met uitzicht op een vaste aanstelling;
  • Individueel Keuze Budget van 17,05% van je bruto jaarsalaris die je zelf beheert om bijvoorbeeld te laten uitbetalen of extra vakantiedagen mee te kopen;
  • Om je werk te kunnen verrichten wordt een laptop en mobiele telefoon ter beschikking gesteld;
  • Werkomgeving waarin talenten maximaal worden ontplooid en waar je jouw ambities kunt waarmaken;
  • Doorgroei- en opleidingsmogelijkheden.
  • Tal van mogelijkheden om collega’s te leren kennen en jezelf te ontwikkelen; zoals een personeelsvereniging, jonge ambtenaren netwerk, sportactiviteiten en inhoudelijke verdieping d.m.v. workshops en masterclasses.

Solliciteren?

Herken jij jezelf in de bovenstaande omschrijving? Wij ontvangen graag jouw reactie met een actueel cv en motivatiebrief waarin je aangeeft wat jouw focus is en wat jou inspireert in deze functie. Je kunt uiterlijk reageren tot 1 januari 2019. Wij nemen alleen sollicitaties in behandeling die wij via www.werkenbijhaarlemmermeer.nl ontvangen.

De gesprekken zullen 10 januari 2019 plaatsvinden. Wij verzoeken je vriendelijk om hier rekening mee te houden.

Voor inhoudelijke informatie over de functie kan je gerust contact opnemen met Mijke Fencken (teammanager) via (06) 20578771 of via Mijke.Frencken@haarlemmermeer.nl

Over Gemeente Haarlemmermeer
De gemeente Haarlemmermeer staat voor participeren en verbinden. We werken van buiten naar binnen. Samen met onze burgers zoeken wij constant naar creatieve en duurzame ideeën om de leefomgeving te blijven verbeteren. De projecten Hoofddorp-Centraal en de omlegging van de A9 bij Badhoevedorp zijn daarvan uitstekende voorbeelden. Bij ons krijg je de kans echt iets voor de maatschappij te betekenen en draag je actief bij aan de ontwikkeling van deze dynamische gemeente.

Binnen de gemeentelijke muren staat Werken Vanuit De Bedoeling als koers centraal met als doel buiten naar binnen te halen. We zijn een zelfbewuste organisatie die bestuurlijke keuzes weet te vertalen in resultaat. In ons werk zijn we professioneel en waarden gedreven en altijd op zoek naar manieren om onze dienstverlening te optimaliseren.

We streven ernaar een duurzame, innovatieve en dienstverlenende gemeente te zijn. We spelen in op de huidige trends en bereiden ons voor op de toekomst. We acteren vandaag al op de ontwikkelingen van morgen en daar passen we onze strategie op aan. Op die manier bieden wij onze burgers de beste dienstverlening en maken we van Haarlemmermeer een fijne gemeente om in te wonen, te werken en te recreëren.

Solliciteer