Secretaresse Gemeente Tilburg

0

Indien je momenteel in vaste dienst bent, blijf je in vaste dienst. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.

Informatie
Voor het team secretaresses zijn wij op zoek naar enthousiaste secretaresses die tussen de 24 en 36 uur beschikbaar zijn. Als secretaresse biedt je secretariële ondersteuning aan meerdere teammanagers. Je bent zowel intern als externe het eerste aanspreekpunt.

Belangrijkste taken zijn: ?

  • (complex) agendabeheer ?
  • administratieve ondersteuning, zoals: ziek – en betermeldingen, , kantoorartikelen, bloemetjes + relatiegeschenken, reserveren kamers/ruimten in en extern, notaproces, organiseren bijeenkomsten in- en extern, ontvangen bezoekers, archivering + dossiervorming van stukken die op afdelingsniveau gemaakt zijn?
  • verzorgen correspondentie: in- en uitgaande post (registratie en voortgangsbewaking), redigeren stukken/brieven etc., mailbeheer, postverdeling; ?
  • opstellen agenda, notuleren, voortgangsbewaking actiepunten ten behoeve van diverse overleggen; ?
  • telefoonbehandeling: eerste opvang inkomende telefoongesprekken en het eventueel zelfstandig afhandelen van deze telefoontjes; ?
  • verzorgen planningen: jaarplanningen maken, inplannen vergaderingen afdeling, functionerings- en beoordelingsgesprekken voor afdelingshoofd en teammanagers en vakantieplanning afdeling.

Functie-eisen
Werk en denkniveau: MBO
Afgeronde opleiding: MBO secretaresse
Wij vinden het belangrijk dat:

  • Je beschikt over een MBO opleiding tot secretaresse.
  • Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse, bij voorkeur meer.
  • Stressbestendigheid en flexibiliteit zijn voor deze functie van groot belang.
  • Affiniteit met ICT. Naast goed kennis van het MS officepakket ben jij niet bang om in aanraking te komen met nieuwe systemen en termen.
  • Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal.
  • Je hebt een grote mate van zelfstandigheid en je kunt proactief werken, je bent zeer accuraat en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • De werktijden zijn in overleg.
  • Vermeld in je motivatiebrief voor hoeveel uur je beschikbaar bent.

Competenties:

  • Resultaatgericht
  • Samenwerken
  • Flexibel
  • Organisatiesensitiviteit
  • Initiatiefnemer

Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 6 (aanloopschaal 5). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal € 1.705,- en maximaal € 2.729,- bruto per maand bij een full time dienstverband

  • Goede werk-privébalans; een fulltime dienstverband is maximaal 36 uur. Externe kandidaten komen in dienst voor de duur van 468 uur via Start People. Daarna overgang naar payrollorganisatie 18K. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05 % wat je maandelijks opbouwt. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het budget besteedt.
  • Reis je met openbaarvervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
  • Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.

Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld.

Contactinformatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Erica de Bresser, Senior team Secretaresses telefoonnummer 06 25 68 76 70. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: FAC18-15e. Solliciteren kun je door hieronder op ´solliciteer´ te klikken.

Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Met bijna 215.000 inwoners is Tilburg de zesde stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1900 professionals en een jaarbegroting van 859 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Per opgave bepaalt de gemeente haar rol, met oog voor de belangen die daaromheen spelen. Met een duidelijk doel: samen met burgers en bedrijven zorgen dat mensen prettig in Tilburg kunnen wonen, werken en verblijven. De gemeentelijke organisatie bestaat uit 18 afdelingen en een griffie. De sfeer is ontspannen, de lijnen zijn kort en er kan veel. Maar er wordt ook veel verwacht van de medewerkers. Ze zijn klantgericht en resultaatgericht en ze kunnen prima samenwerken. We vragen lef en passie, en uiteraard liefde voor de stad.

De afdeling Faciliteiten
De medewerkers van de afdeling Faciliteiten zorgen voor goede werkruimtes, een passende inrichting, een veilige werkomgeving, telefoon en digitale werkplek. Het gemeentelijke wagenpark, de dienstfietsen en post/repro zijn ook hun verantwoordelijkheid. Wie secretariële ondersteuning nodig heeft krijgt deze van de afdeling Faciliteiten. En (interne) verhuizingen verlopen zo geruisloos mogelijk met de inzet van de medewerkers van deze afdeling. Kortom, voor een aangename en functionele werkomgeving zijn de collega’s van Faciliteiten nodig.

Het team Secretaresses bestaat uit ongeveer 55 secretaresses die werkzaam zijn voor de burgemeester en wethouders, directeuren, afdelingshoofden en teammanagers. De secretaresses zitten decentraal dicht bij de managers waarvoor ze werkzaam zijn. Door de secretaresses als team te laten functioneren, wordt flexibiliteit en continuïteit, professionaliteit en efficiëntie van secretaressediensten gerealiseerd. Goed samenwerken en flexibiliteit staan dan ook hoog in het vaandel.

Solliciteer