Column | “Scrummen is best een jeukwoord maar het werkt wel”

0

Op zoek naar goed nieuws belandde ik in Schiedam. Het VVC (veelvoorkomende criminaliteit, -red.)-team aldaar werkt sinds december volgens de scrum-methode. Zoals haast overal hadden ze aanzienlijke achterstanden en was er geen overzicht, doordat iedere medewerker zaken individueel afwerkte. Het team gold als de ‘ziekenboeg’ voor re-integratie. Het contact met het OM beperkte zich tot overleg of verdachten konden worden ontboden of gesignaleerd. Zelfs zaken die met een OM-strafbeschikking of veroordeling werden afgerond voelden amper als succes door de onstuitbare stroom werk.

De VVC’ers wilden betere resultaten en hoorden over ‘agile’ werken in Arnhem. Daardoor geïnspireerd werd samen met het Q-team Rotterdam een experiment gestart. Na drie maanden buffelen was de voorraad van 140 zaken weggewerkt en was het team bij op prio 1- en 2-zaken. Inmiddels worden ook prio’s 3 en 4 selectief aangepakt. Bij toegepaste scrum-werkwijze worden alle aangeleverde zaken gescreend, waarna in één ‘sprintplanning’ alle vijf teamleden plus de officier de afhandelwijze per zaak bespreken. Dit is het begin van een vierweekse cyclus waarin alle zaken worden afgewerkt. Die worden uitgezet op een planbord van twee bij twee meter, bestaande uit vier aan elkaar gemonteerde whiteboards met post-it velletjes. Het bord is ingedeeld in kolommen: TO DO, DOING en DONE. Afgeronde zaken gaan doorgaans naar het OM.

Tijdens de sprintplanning schat ieder teamlid in hoeveel tijd de a. andeling van een zaak zal vragen. Het gemiddelde bepaalt de voorziene werklast. Aan het eind wordt de totale geschatte werklast vergeleken met de beschikbare capaciteit, waarna de o. cier met het team keuzes maakt. De zaken komen op een actielijst, waarbij ieder zelf bepaalt wat wordt opgepakt. 20 procent van de capaciteit wordt vrijgehouden voor onvoorziene zaken.

Door de grondige sprintplanning hoeft het team elke ochtend alleen een stand-up te houden, 15 minuten rond het bord. Aan het eind van de sprintperiode wordt er geëvalueerd. Belangrijke succesfactor is een daadwerkelijk betrokken ‘OvJ 2.0’ die stuurt óp en ín zaken, kiest en aangeeft wat minimaal vereist is voor succesvolle afdoening. Hierdoor wordt het aantal sepots drastisch gereduceerd.

Doordat ieder teamlid van alle zaken op de hoogte is, kunnen taken eenvoudig worden overgedragen en vermindert de doorlooptijd. Iedereen kent ook de context zoals notoire verdachten, wat tot betekenisvolle interventies leidt. Het is mooi om te zien dat de teamleden elkaar enthousiast en scherp houden en feedback geven.

Opmerkelijk is dat dit VVC-team ook relatief zware zaken aanpakt, en daarbij niet aarzelt om bijvoorbeeld BOB-bevoegdheden in te zetten. Marktplaats- en datingfraude werden zo met succes aangepakt, waarbij individuele zaken werden herleid tot clusters van aangiften in het hele land. De komende tijd gaan ze meer projectmatig werken, gericht op onder meer drugsdealers en vuurwapens.

Andere VVC-teams en districtsrecherche in de regio hoorden van het succes en gaan ook scrummen. Het is bij uitstek een bottom-up initiatief. Het de facto zelfsturende team toont taakvolwassenheid en zelfvertrouwen. Begeleiding door een scrumcoach van het Q-team is wel nodig, want scrummen werkt niet als het halfslachtig wordt toegepast. Teamleden draaien niet mee in de noodhulp, maar gaan bij spoedklussen wel de straat op. VVC woont de briefings van het basisteam bij, en de uniformdienst verzamelt op verzoek informatie bij bijvoorbeeld getuigen.

Wat in Schiedam gebeurt, is geen proeftuin. Ze hebben amper budget en hun werkveld, veelvoorkomende criminaliteit, zit onderin de voedselketen. Het gaat om alledaagse narigheid, maar iemand moet er wel wat aan doen. Het team is niet hip. Het laat ‘gewoon’ elementair vakwerk en betrokkenheid bij de slachtoffers zien. Scrummen is best een jeukwoord, en eigenlijk niks bijzonders. Maar het werkt wel.

Reageer