Alles onder controle?

1

Organisaties moeten steeds vaker aantonen dat zij ‘in control’ zijn. Zijn ze in staat om te overleven in een sterk veranderende omgeving? Ook de politieorganisatie gaf over 2018 voor het eerst zo’n In Control Statement af. Bijzonder is dat hierbij een zelfontwikkelde methodiek werd gebruikt.

Vooral van ‘grote’ organisaties wordt in toenemende mate verwacht dat bestuurders een uitspraak kunnen doen over het ‘in control’ zijn. Ook de politieorganisatie heeft over het jaar 2018 voor het eerst een In Control Statement (ICS) afgegeven. Dat wil zeggen dat de korpschef een verklaring heeft opgesteld waarin hij aangeeft wat de mate van beheersing is van onze organisatie. Met andere woorden: in hoeverre is hij als hoofd van deze omvangrijke organisatie in staat om deze adequaat te (be)sturen? Deze verklaring is opgenomen in het jaarverslag 2018 van de politie.

Definitie
Maar wanneer zijn we ‘in control’? Wat is de scope en hoe meet je de mate van interne beheersing? In het kort betekent het dat de politieorganisatie capabel is om te overleven in een sterk veranderende omgeving (wendbaar en flexibel). Het behelst dat agenten professionele ruimte moeten hebben om te experimenteren en in te spelen op de veranderende maatschappij om telkens veiligheid in de samenleving te kunnen borgen. Maar in control betekent ook dat de organisatie een betrouwbare jaarrekening kan afgeven, voldoet aan de wet -en regelgeving en dat het bestuur een redelijke zekerheid heeft dat gestelde doelen worden gerealiseerd. Het is van belang dat er een goede balans gezocht wordt tussen het voldoen aan een wettelijke verplichting en het verrijken van het sturings- en verbeterpotentieel van een wendbare organisatie.

Assessment
Het ICS politie richt zich op de bedrijfsvoering en op de kwaliteit van het Management Control Systeem (MCS)1. Om de kwaliteit van het MCS te meten, is er een eigen methodiek ontwikkeld die is toegespitst op de politieorganisatie. Hierbij wordt vanuit zes verschillende aandachtsgebieden (zie grafiek) gekeken naar de mate van interne beheersing van de bedrijfsvoering. Het model is uniek vanwege het gebruik van het instrument ‘Control Self Assessment’ (CSA). Dit instrument is van fundamenteel belang. Het verrijkt ICS als verantwoordingsinstrument met een analyse van het verbeterpotentieel van de eigen organisatie. Het CSA is een zelfevaluatie, waarbij met het voeren van een gesprek inzicht wordt verkregen in de mate van beheersing. De aandachtsgebieden zeggen iets over de kwaliteit van het MCS. Met een goed functionerend systeem is de organisatie in staat om snel in te spelen op veranderingen en haar doelstellingen te realiseren. De aandachtsgebieden zijn weergegeven in het figuur op de volgende pagina. Om een beeld te krijgen van de mate van beheersing is gekozen om bij elk aandachtsgebied een aantal vragen te formuleren en deze voor te leggen aan de organisatie. Alle organisatieonderdelen die binnen de scope vallen, zijn gevraagd een zelfevaluatie uit te voeren waarbij de vragen, zoals weergegeven in het schema, centraal staan. Elke dienst en stafdirectie heeft met een samengesteld team een gesprek gevoerd. Onder leiding van een ervaren en onafhankelijke gespreksleider is verkend hoe zij aankijken tegen deze vragen. Dit heeft geleid tot een eigen oordeel van de mate van beheersing. Al deze bevindingen zijn samengevoegd. Daarmee kon de mate van beheersing van de organisatie als geheel worden bepaald. Zo is er een intersubjectief oordeel tot stand gekomen over hoe wij zelf vinden dat wij als organisatie in control zijn.


Vanuit zes verschillende aandachtsgebieden wordt gekeken naar de mate van interne beheersing van de bedrijfsvoering.

Lerende organisatie
Daarnaast heeft het ophalen van ons zelfbeeld een toegevoegde waarde voor de verbetering van onze interne beheersing. Uit de CSA’s zijn concrete ontwikkelpunten voortgekomen die direct hun weerslag hebben gevonden in de planvorming 2019. Dit maakt het CSA een bruikbaar instrument om van onze organisatie een lerende organisatie te maken. Doordat elk organisatieonderdeel zich dezelfde vraag stelt en zelf het verbeterpotentieel daarop formuleert, zijn wij als organisatie in staat om zelf onze kwaliteit te verbeteren. Dit op zichzelf is al een positieve ontwikkeling voor de organisatie. Daarnaast wordt met het CSA een gemeenschappelijke taal ontwikkeld en kunnen vraagstukken beter in samenhang worden bezien. Vanwege de vele positieve reacties op het uitvoeren van de CSA’s is besloten om in 2019 dit instrument weer te gebruiken en de reikwijdte van het ICS uit te breiden naar de volledige bedrijfsvoering. Dit betekent dat in 2019 ook alle eenheden gevraagd gaan worden om een CSA uit te voeren. Zo worden ten aanzien van de bedrijfsvoering ook de eenheden in de gelegenheid gesteld om de mate van beheersing van de organisatie te beoordelen. Op deze manier draagt ieder korpsonderdeel bij aan het lerend vermogen van onze organisatie en kunnen wij ons eigen verbeterpotentieel ten volste benutten.

1 reactie

  1. Van A tot Z. op

    Centraal staat dus zoveel mogelijk telkens de veiligheid in (van) de samenleving,de maatschappij, te borgen.De faciliteiten tussen burgers en overheidsorganen,gegenereerd door de gehele justitiële,politiële keten.Ik neem aan dat dat een soort van ondertrouw suggereert,dat je daar vanuit mag gaan.(Evenals dat bij andere faciliteiten tussen bestuursorganen en burgers zou moeten gelden) Persoonlijk vind ik een woord als conquercus(sen) als preventief verbeterpunt ,wat er uit de randjes,ravijnen en andere zomen,of gewoon achterstallig onderhoud, nog te vernieuwen valt,wel een leuk trofee-woord.Uit dat oogpunt (Wdb.1.=(bij kijkers)het punt waar de gebroken lichtstralen bijeenkomen en waar men dus het oog moet houden om zoveel mogelijk lichtstralen op te vangen.2.(in de perspectief) het voetpunt van de loodlijn, uit het oog op het tafereel neergelaten.3.standpunt waarop men zich plaatst bij de beschouwing,de beoordeling van iets: iets als zeker oogpunt beschouwen,zien; uit welk oogpunt men de zaak beschouwt;de zaak wordt geheel uit het oogpunt van de staatkunde behandeld;(in ruimer opvatting) uit het oogpunt van werk besparing, uit een commercieel oogpunt, rekening houdend met,in aanmerking nemende hetgeen in de bepaling genoemd wordt.Vgl.optiek als neol.in deze bet.) volgt dus dat het aantonen van “in control” zijn niet behelst dat er met vrije hand gebruik gemaakt wordt van winkelhaken, abacussen of vergelijkbare software die een pasklaar snel antwoord bieden in het lussen of lossen.Voordat de verschillen tussen convergeren en divergeren totaal van de pot gerukt zijn.Dat is van fundamenteel belang.Een wendbare organisatie die in een versplinterde samenleving de spits moet afbijten zou dat hoog in het vaandel moeten hebben. Als ik in andere artikelen lees dat de briefing en debriefing en OpCo nog wel verbeterd kan worden,en daarbij mijn situatie vergelijk, dan is het geen wonder dat ik in een soort 5e colonne,een criminele organisatie met een sater,een Faun,een Pan of een soort duivel als leider terecht ben gekomen die de samenleving en mij en mijn gezin al voor meer dan een half miljoen euro schade heeft toegebracht.Deze “vorst” boeit de wateren.Laat deze gang”ster” niet verder aanwassen.We kunnen niet buiten politie.

Reageer