Een trainer brieft zijn team om ze klaar te stomen voor de wedstrijd, een officier doet dat voordat hij met zijn troepen het strijdveld op gaat. Ook bij de politie briefen wij elke dienst voor we de straat op gaan. Toch heeft dat niet het gewenste effect. Hoe kan dat?
Sinds mijn aanstelling bij de politie ben ik geïnteresseerd in het effect van de operationele politiebriefing. Als officier bij het Korps Mariniers leerde ik als snel het belang van structuur voor een effectieve briefing. Bij de politie zag ik die structuur niet terug. Voor de politie Midden-Nederland sloeg ik daarom de handen ineen met Jeroen Graas en Marc Pollen om collega’s te trainen in het briefen. Beiden zijn met hun achtergrond bij het AT en de MARSOF, de antiterreureenheid van het Korps Mariniers, experts op dit gebied.
Vanwege de coronacrisis worstelden ook ziekenhuizen met de vraag hoe artsen en verpleegkundigen zo goed mogelijk kunnen worden voorbereid voor inzet in de frontlinie, blijkt uit de eerder genoemde podcast. Ook zij gingen gestructureerd briefen. Want gemoedelijk met een kopje koffie aan tafel de dag bespreken levert helaas niet het gewenste effect op. Het moet beter.
Dezelfde taal spreken
Als officier der mariniers was het briefen van eenheden mijn core business. Eigenhandig heb ik ervaren wat het effect is van een goede briefing. Het zorgt voor verbondenheid, helderheid en toewijding aan elkaar en het doel. Hierdoor was voor het team geen berg te hoog en geen opdracht te zwaar.
De briefing is cruciaal omdat deze het enige moment is waar je 100 procent controle hebt. Tijdens de uitvoering veranderen situaties constant en moet je daarom vertrouwen op het handelen van je mensen. Om dat effect te bereiken wordt binnen het Korps Mariniers gebruik gemaakt van een eenduidige wijze van briefen. Dit is op elke niveau geïntegreerd. Die eenduidigheid zorgt ervoor dat aansturing op de werkvloer verbetert (Koolen & Moonen, 2004). Iedereen spreekt namelijk dezelfde taal. Dit verkleint de afstand tussen de leiding en de werkvloer.
Sturen op begrijpbaar plan
Doordat de maatschappij steeds sneller verandert en meer eist, wordt ons werk steeds moeilijker. Hoe kunnen we dan toch met minder agenten effectief zijn op straat? Een gestructureerde briefing kan onze effectiviteit vergroten. Het is daarvoor cruciaal dat agenten uitgerust zijn met de juiste informatie, het juiste doel en de juiste mindset voordat zij de straat op gaan.
Daarvoor is sturing nodig. Aan de basis van de sturing ligt het informatiegestuurde politiewerk (IGP) (Kop & Klerks, 2009). Sturing is de functie die strategische doelen omzet, vaak via meerdere tussenstappen, in opdrachten voor uitvoerend personeel en toeziet op de uitvoering ervan. Deze is pas effectief als de operationele uitvoering in lijn is met de strategie (Scholtens, 2015a). De briefing is daarom onderdeel van een groter geheel. Hij is de vertaling van de strategie vanuit de top naar de werkvloer.
Een strategie is een noodzakelijke voorwaarde voor een goed werkend systeem van briefen en debriefen (Koolen & Moonen, 2004 p.40). Zonder strategie kan er geen effectieve sturing plaatsvinden. De werkvloer moet begrijpen wat het achterliggende doel is en hoe hun taken daarmee in verband staan. Dat betekent dat de strategie begrijpelijk en concreet moet zijn.
Vijfparagrafenmodel
Om de sturing op operationeel niveau te verbeteren moet de briefing binnen elk organisatieonderdeel op eenduidige wijze plaatsvinden (Koolen & Moonen, 2004 p.16). Binnen de politie ontbreekt die uniformiteit. Ieder basisteam doet het weer anders (Hengst & In t’ Veld, 2014, pp. 14, 52). Dat is ook een van de redenen waarom de politiebriefing zo weinig effect heeft. Er is geen structuur (Hengst & In t’ Veld, 2014, p. 125).
Voor dit onderzoek is daarom het vijfparagrafenmodel als basis gebruikt voor het structureren van de operationele briefing. Dit model wordt onder meer gebruikt binnen Defensie, de Mobiele Eenheid (ME) en de Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden (SGBO) (Addang, Arkel, Esman, Oorschot, Stronks & Vos, 2014 p.139). Het bestaat uit vijf thema’s die een leidraad vormen bij de voorbereiding en uitvoering van opdrachten op strategisch, tactisch of operationeel niveau. Het moet zorgen voor een gecoördineerde uitvoering in lijn met het doel van de leidinggevende. Door de informatie in een standaard volgorde over te dragen is het eenvoudiger te begrijpen (Smith, 1988).
Kunnen, willen en moeten
Uit het onderzoek blijkt dat leidinggevenden die het vijfparagrafenmodel gebruiken meer sturing geven. Zij geven vaker concrete opdrachten die bijdragen aan de strategie. Daarnaast werken zij ook uniformer. Zij stellen vaker de vraag; “Wat ben jij van plan vandaag?”. Dit creëert professionele ruimte, doordat uitvoerders in de frontlijn zelf moeten nadenken over hun bijdrage aan de strategie en de invulling daarvan.
Zij voelen zich betrokken, maar verwachten die betrokkenheid ook van hun leidinggevenden. Dit wordt bepaald door de mate van kunnen, willen en moeten (Coolsma & van Montfort, 2014). De vraag is echter: kunnen en willen OPCO’s wel leidinggeven? Van hen is nooit verwacht dat zij daadwerkelijk sturing geven aan de uitvoering en ze zijn hier nooit voor opgeleid (Scholtens, 2015b). Binnen de politie is ook de veronderstelling dat agenten sturing niet waarderen (Hengst & in t’ Veld, 2014). Echter blijkt dat sturing juist wel gewaardeerd wordt, zolang er maar professionele ruimte is.
Leo de Haan is senior GGP en studeerde af op het vijfparagrafenmodel. Reageren op deze column? Mail naar S.Klaassen@sdu.nl
Debriefen
Ook de debriefing wordt steeds belangrijker. De debriefing is namelijk, net als de briefing, een belangrijk sturingsinstrument. Beiden zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden (Hengst & in’t Veld, 2014). De maatschappij eist dat agenten kritisch zijn op elkaars gedrag en handelen. Onze omgeving is ook steeds kritischer op ons optreden. Dat betekent dat we dat zelf ook moeten zijn. We moeten elkaar daarom aanspreken en de spiegel voorhouden, zodat we kunnen leren van onze fouten.
Naar mijn visie gebeurt dit bij de politie nog te weinig. De aanspreekcultuur ontbreekt. Een structurele debriefing, aan het einde van de dienst, kan als platform dienen om als collega’s met elkaar het kritische gesprek aan gaan. Het is dan ook relevant om te onderzoeken wat het effect is van een structurele debriefing.
Conclusie
Een vaste structuur, zoals het vijfparagrafenmodel, kan het effect van operationele briefing vergroten. Het zorgt voor meer sturing doordat de uitvoering meer in lijn ligt met de strategie. Het doorvoeren van deze structuur op meerdere niveaus binnen de Nationale Politie kan ervoor zorgen dat de kloof tussen het strategische en operationele niveau verkleind wordt. Een organisatie waar iedereen, van hoog tot laag, dezelfde taal spreekt en elkaar verstaat. En in deze tijd is die onderlinge verbondenheid in onze organisatie belangrijker dan ooit. Samen staan we sterk, als organisatie en als collega’s onder elkaar. We moeten het samen doen. Klaar voor de zware taak. Elke dag weer.
Leo de Haan is senior GGP en studeerde af op het vijfparagrafenmodel. Reageren op deze column? Mail naar S.Klaassen@sdu.nl
LITERATUURLIJST
Addang, O., Arkel, van, A., Esman, C., Oorschot, van, W., Stronk, S., & Vos, H. (2014). Politie en evenementen (1ste editie). Den Haag: Boom Lemma Uitgevers.
Coolsma, J. C., & Monfort, van, A.J.G.M. (2014). De uitvoering van overheidsbeleid. In A. Hoogerwerf, & M. Herweijer (Red.), Overheidsbeleid. Een inleiding in de beleidswetenschap (blz. 119-135) (9e ed.). Alphen aan den Rijn: Kluwer.
Hengst, den, M., & In t’ Veld, M. (2014a). Briefen voor en door basisteams; een onderzoek naar verbetering in de overdracht naar briefingsinformatie. Den Haag, Nederland: Boom Lemma. p. 18, 63
Hengst, Den, M., Veld, In t’, M., & Regterschot, H. (2014b). Briefing: brij aan info of sturingsmiddel voor veiligheid? Onderzoek naar briefings in de basisteams. Tijdschrift voor de Politie, 6, 19–21.
Koolen, L.J.M. & Moonen, E.P.H. (2004) Landelijke coördinatie en uitwisseling van politie-informatie. Een evaluatie van het project landelijke informatiecoördinatie DNP, Den Haag: Inspectie Openbare Orde en Veiligheid. p. 40
Kop, N. & Klerks, P. (2009) Doctrine Politieacademie. Intelligencegestuurd Politiewerk, Apeldoorn: Politieacademie en Programma Intelligence Politie Nederland. p. 103
Scherpschutters. (2020, 1 april). #63 – Scherpschutters – De frontlinie van Corona. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=EW3riTNx8E0&t=2s
Scholtens, A., Groenendaal, J., & Helsloot, I. (2013). De operationele politiebriefing onderzocht (1ste editie). Amsterdam: Reed Business.
Scholtens, A. (2015a). Anders briefen, effectievere sturing; Andere wijze van briefen leidt tot effectievere sturing van politieoptreden. Tijdschrift voor de politie, 4, 26–29.
Scholtens, A. (2015b). De operationele politiebriefing onderzocht (2) (1ste editie). Amsterdam, Nederland: Reed Business.
Smith, M. L. (1988). The five paragraph field order: can a better format be found to transmit combat information to small tactical units? School of Advanced Military Studies United States Army Command and General Staff College, 1, pp. 1–37.
Geef een reactie